Sicher, mobil & kostensenkend.

Von Exchange Server OnPremise in die Cloud

Methode.

  • agil & adaptiv
  • Wasserfall
  • iterativ & inkrementell

Tools.

  • Exchange Server
  • Exchange Online
  • Outlook
  • Outlook for iOS
  • PowerShell

Sicherstellen der Arbeitsfähigkeit + Kostenreduzierung?

Das Ziel war, orts- und zeitunabhängiges Arbeiten zu ermöglichen, sodass ein sicherer Zugriff von extern und über Mobilgeräte erfolgen kann. Im Zuge der Einführung von Microsoft 365 (siehe auch Mobile Device Management) wurden alle E-Mail-Postfächer von OnPremise nach Exchange Online migriert.

So sollten die Ausfallsicherheit und generelle Zugriffssicherheit erhöht und dabei gleichzeitig Kosten reduziert sowie der administrative Aufwand verringert werden.

Umsetzung und Durchführung.

Die Organisation hatte alle (über 1.300) Postfächer auf einem OnPremise Exchange Server gehostet. Diese Postfächer waren nur im internen Netzwerk erreichbar. Vereinzelt war ein mobiler Aufruf auch über Legacy-Protokolle möglich.

So war das Arbeitsumfeld der Mitarbeiter sehr eingeschränkt. Das führte sogar dazu, dass die Organisation während der pandemischen Lockdown-Situation teilweise sogar handlungsunfähig war.

Vor der Umsetzung wurden mehrere Pilotgruppen definiert, mit welchen das Migrationsvorgehen initial getestet und danach an betriebsspezifische Begebenheiten weiter angepasst wurde.

Nach erfolgreicher Migration aller Pilotgruppen und dem Hardening des Vorgehens, wurden alle weiteren Postfächer in iterativen Phasen migriert. Vor Migration eines Batches wurden alle Postfachfunktionen, wie Berechtigungen, Outlook-Regeln oder Freigaben auf Migrationsfähigkeit geprüft und bei negativem Befund nach der Migration durch ein Script neu gesetzt.

Die migrierten Personen mussten entweder am nächsten Morgen oder taggleich Outlook einmalig neu starten, um die Migration Client-seitig abzuschließen.

 

HyperCare-Phase.

Sofort stand unser Support-Team während der HyperCare-Phase bereit. Jede migrierte Person erhielt eine persönliche Durchwahl, unter der wir direkt erreichbar waren. So konnten wir umgehend unterstützen, falls schwerwiegende Probleme auftreten.

Nach zwei Wochen erhielt jede migrierte Gruppe einen entsprechenden Feedbackbogen, um das Migrationsvorgehen retrospektiv zu bewerten und weiter zu verbessern. Im Zuge von weiteren, nicht personenbezogenen, iterativen Phasen wurden alle gemeinsam genutzten Postfächer sowie Funktionspostfächer migriert.

In weiteren Sonderbatches wurden Postfächer von wichtigen Personen (VIPs) separat migriert und zusätzlich durch eine persönliche Betreuung unterstützt.

Während der gesamten Übergangsphase waren alle Postfächer untereinander durch eine hybride Bereitstellung zusätzlich erreichbar, um eine Kontaktaufnahme weiterhin zu gewährleisten.

Dieses Projekt wurde erfolgreich abgeschlossen und in den Betrieb (siehe ManagedServices) überführt, sodass es hierfür keine weiteren Schritte mehr Bedarf.

Herausforderungen.

  • Versionsunterschiede auf den Client-Geräten
  • sehr alte Postfächer (teilweise 15 Jahre alt), welche vor der Migration „ausgemistet“ werden mussten
  • nicht kompatible Postfachfunktionen in Exchange Online

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