Microsoft Teams Governance & Best Practices

Mit unseren Tipps zur Microsoft Teams Governance sicher zusammenarbeiten!

Erstellung von neuen Teams

Jedes Mal, wenn Sie ein neues Team in Microsoft Teams erstellen, wird eine Office 365-Gruppe, ein Planner und eine SharePoint-Team-Website erstellt.
Weniger ist mehr – also sollten sowohl weniger Mitarbeitende die Rechte zu Teams-Erstellungen erhalten als auch klare Regeln vorgegeben werden, nach welchem Schema Teams und Kanäle erstellt werden sollen. Eine kurze Checkliste kann den Mitarbeitern bei der Entscheidung helfen, ob die Gründung eines neuen Teams notwendig ist.

Ebenso sollten Sie aus Sicht der Datenverwaltung und -sicherheit Prozesse zur Teams-Steuerung definieren. Für die meisten Teams sollten nur Mitarbeitende einbezogen werden, die unbedingt benötigt werden. Dadurch werden potenziell vertrauliche Daten geschützt und gleichzeitig wird sichergestellt, dass die Mitarbeitenden nicht mit Informationen überschwemmt werden, die für sie nicht relevant sind.

Jedes Team sollte einen bestimmten Zweck haben, damit die Daten nicht repliziert werden.

Namenskonventionen

Der Name, den Sie für ein neu gegründetes Team wählen, wirkt sich auf mehrere Aspekte von Office 365 aus. Beim Erstellen eines Teams wird eine E-Mail-Adresse für dieses Team erstellt, daher ist es wichtig, sich an eine übergreifende Namenskonvention zu halten.

Die Namen sollten beschreibend und klar verständlich sein, damit der Zweck sofort verständlich ist. Für das IT-Team wird es sonst schwierig, sie später zu ändern.

Zugang für Externen

Wenn Sie mit Externen oder Gästen in Microsoft Teams zusammenarbeiten wollen, können Sie diese zu den jeweiligen Teams hinzufügen.
Um vertrauliche Inhalte und Daten zu schützen, sollten Sie mit Ihren internen Mitarbeitenden jedoch klare Regeln zum Austausch mit Externen festlegen. Um sicher zu gehen sollten vertrauliche Inhalte nur in dafür dedizierten Teams ohne Gastzugänge verwendet werden.

Steuerungsoptionen

Microsoft Teams bietet beispielsweise Optionen wie Memes, Gifs und Emojis, die die Art der Kommunikation im Unternehmen beeinflussen können. Je nach dem welcher Umgangston in Ihrem Unternehmen gewünscht ist, können solche Funktionen reguliert oder entfernt werden.

Diese Möglichkeit Teams und dessen verschiedenen Funktionen zu konfigurieren ermöglicht es, die Persönlichkeit des Unternehmens und vor allem die üblichen offline Umgangsweisen online abzubilden und auch digital zu leben.

Kanal Allgemein und weitere Kanäle

• Der Kanal Allgemein wird standardmäßig erstellt, wenn Sie ein neues Team anlegen. Verwendungszwecke für Allgemein sind beispielsweise:
  gemeinsame Nutzung und Information des gesamten Teams, z. B. für offizielle Ankündigungen
• Erleichterung für neue Teammitglieder für den Einstieg
• für neue Teams, bis eine konkrete Kanal- oder Ordnerstruktur definiert wurde
• Teams mit geringerem Arbeitsumfang, die keine weiteren Kanäle benötigen

Sie können den allgemeinen Kanal nicht entfernen, umbenennen oder irgendwie beeinflussen. Die Kanäle erscheinen in alphabetischer Reihenfolge, der Kanal Allgemein ist dabei jedoch immer der Oberste.
In Teams mit vielen Kanälen können Sie zusätzlich die Funktion Ausblenden oder Einblenden verwenden, um nur die für Sie relevantesten oder aktuellen Kanäle anzuzeigen.

Schutz von Inhalten in Teams

• Öffentliche vs. private Teams
• Privater Kanal

Öffentliche Teams sind für alle Mitarbeitenden zugänglich und können ohne Zustimmung des Teambesitzenden beitreten.

Privaten Teams kann nur mit Zustimmung der Teambesitzenden oder Moderierenden beigetreten werden. Sie können auch die Auffindbarkeit ausschalten, sodass Personen das Team nur dann finden können, wenn sie eingeladen werden.

Für sensible oder vertrauliche Inhalte wählen Sie den privaten Modus für ein Team und bestimmen sehr bewusst die einzelnen Mitglieder, um die Inhalte zu schützen.

Nutzung privater Kanäle innerhalb eines Teams

Ein privater Kanal innerhalb eines Teams ist ein abgegrenzter Raum für die Zusammenarbeit. Nur Besitzende oder definierte Mitglieder können auf diesen privaten Kanal zugreifen und weitere Mitglieder hinzufügen. Private Kanäle sind mit einem Schloss gekennzeichnet.

Sie können private Kanäle anlegen, um die Zusammenarbeit und Kommunikation für bestimmte Personen, die beispielsweise einem bestimmten Teilprojekt zugeordnet sind, zu erleichtern. Dadurch müssen Sie kein neues Team anlegen. Ein privater Kanal kann auch für den Austausch vertraulicher Informationen, wie z.B. Budgets oder Ressourcen, verwendet werden.

Einrichten von Moderationen im Team-Channel

Teambesitzende können mittels Moderationsfunktionen bestimmen, wer in einem Kanal neue Beiträge starten und auf Beiträge in diesem Channel antworten kann. Sie können für die Moderation einen oder mehrere Mitarbeitende bestimmen.

Ablaufrichtlinien für Office 365 Gruppen

Es empfiehlt sich für IT-Administratoren, Richtlinien zum Ablauf von Office 365 auf Mandantenebene festzulegen. Dadurch können Teams ermittelt werden, die schon länger nicht verwendet wurden, um sie anschließend zu löschen.

Basierend auf der aktivitätsbasierten Erneuerungsfunktion für Microsoft-Teams können Sie eine Ablaufrichtlinie auf Grundlage von Benutzeraktivitäten festlegen.
Nur Teambesitzende können entscheiden, ob sie Teams löschen oder erneuern möchten und können die Inhalte nach 30-tägiger Soft-Delete-Periode von Microsoft zurückerhalten.