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Es kann schwierig sein, in Ihrer Office 365-Umgebung immer alles im Griff zu haben. Wenn Sie nicht wissen, worauf Sie achten müssen, kann es passieren, dass Sie es nicht merken, wenn Teile Ihrer Umgebung nicht ordnungsgemäß verwaltet werden.
Bei Tenants mit unzureichender Governance können oft Problemstellen und Möglichkeiten zur Operationalisierung auftreten. Daher sollten Sie sich so früh wie möglich mit ihnen befassen. Diese acht Anzeichen zeigen Ihnen, ob Ihre Governance von Office 365 für die Zusammenarbeit unzureichend ist.
1. Benutzer können Informationen nicht finden
Bei unzureichender Organisation Ihres Office 365-Tenants können Benutzer Schwierigkeiten haben, die von ihnen benötigten Informationen zu finden. Denn Sie müssen ein Durcheinander an willkürlich und ähnlich benannten Inhalten und Bereichen für die Zusammenarbeit durchsuchen.
2. Verlagsamte Produktion durch IT-Tickets, E-Mails an Stakeholder und Fragen
Mitarbeiter neigen von Natur aus dazu, nach den richtigen Anwendungen und Bereichen für die Zusammenarbeit zu suchen, um ihre Aufgaben erledigen zu können. Wenn ein Prozess zu langsam verläuft, versuchen Sie oftmals Behelfslösungen zu finden, wobei nicht-richtlinienkonforme Inhalte in größerem Umfang erstellt werden.
3. Geschäftsprozesse unterscheiden sich von Abteilung zu Abteilung
Ohne Konsistenz in Ihrer Organisation, werden IT-Sicherheitsteams und Benutzer, unter hohem Zeitaufwand Prozesse und Inhate erklären müssen, sobald Audits oder Maßnahmen zur Risikominderung durchgeführt werden sollen.
4. Uneinheitliche Schulungen
Wegen einer Vielzahl unterschiedlicher Geschäftspraktiken kann die IT keine konsistenten Schulungen für Ihr Unternehmen erstellen.
5. Bildung von Schatten-IT
Die Sicherheits- oder Rechtsteams stellen fest, dass die zur Risikoverhütung entwickelten Instrumente, die sie nutzen, nicht ausreichen und zudem falsch implementiert wurden. Daher ist Ihre Organisation zu einem umfassenden Sicherheitsaudit und einer Umstrukturierung der Inhalte gezwungen. Das kann sehr belastende Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen haben.
6. Ad-hoc- und informelle Prozesse
Ihr Benutzer und Stakeholder suchen nach Möglichkeiten ihre Arbeit bestmöglich erledigen zu können. Diese Prozesse könnten jedoch ineffizient oder nicht-richtlinienkonform sein.
7. Ihr IT-Team muss ständig auf neue Probleme reagieren
Bei einer unzureichenden Governance für Ihren Office 365-Tenant kann Ihr IT-Team stark belastet werden. Denn eine geringe Governance führt häufig Korrekturmaßnahmen, einen hohen Kommunikations- und Fehlerbehebungsaufwand sowie zahlreiche Benutzeranfragen mit sich.
8. Geringe Nutzerakzeptanz
Falls sich Ihr Team unsicher ist, ob und inwiefern ein Mehrwert in Ihren Systemen zu finden ist, kann sich das auf die Akzeptanz auswirken. Die Benutzer wissen nicht, wie sie effizienter zusammenarbeiten können und erkennen dadurch keine große Vereinfachung oder Produktivitätssteigerung durch die neue Software.
